Delegeren. Je doet het vaker niet dan wel. Want de investering lijkt op het moment dat je het het meest nodig hebt – teveel deadlines – veel te groot. Begrijpelijk. Delegeren kan veel opleveren als je het goed aanpakt. Feit blijft: investeren moet je. Je doet het zodat je die taak daarna nooit meer zelf hoeft te doen. Het begint met de juiste vorm van delegeren. Er zijn drie soorten ‘delegeren’ te benoemen.
Delegeren 1: geef uit handen om de ander te ontwikkelen
Ik begin met de meest voor de hand liggende keuze: het delegeren. Huh? Ja! De activiteit die het werkwoord vormt: je gaat de taak uit handen geven aan iemand anders. In de praktijk gaat dat vaker niet goed dan wel. Want meestal gaat de taak naar de verkeerde persoon en/of is er te weinig ondersteuning voor diegene om de taak succesvol te kunnen opleveren. Je eerste taak bij deze persoonlijke delegatie is dan ook het vinden van de juiste persoon. Je moet diegene hebben die het leuk vindt om zich op dat vlak te ontwikkelen; alleen dan heeft het zin. En je moet bereid zijn te investeren in de route daar naartoe. Deborah Grayson Riegel maakte in 2019 een mooi artikel voor de Harvard Business Review over hoe je dat delegeren naar een persoon goed aanpakt.
Delegeren 2: Automatiseer de repeterende taken
Zijn er taken die veel dezelfde handelingen vergen en steeds terugkomen? Kijk of je die kunt automatiseren. Kun je het in software stoppen? Of oplossen met scripting? Laat dat dan bouwen of schaf het aan. Software is bij uitstek gemaakt om repeterende taken voor zijn rekening te nemen en levert je liters aan besparingen op. Soms heb je de software al, maar kan het beter. In alle gevallen staat of valt je succes met het goed kunnen formuleren van je doelen en van wat de functies zijn. Dat is een vak apart. Niet voor niets bestaan er vele verschillende manieren om je wens duidelijk te maken, van een Programma van Eisen tot zoiets ‘simpels’ als een user story.
Delegeren 3: Outsource handmatige, projectmatige taken
Is een karwei niet (verder) te automatiseren en moet het eenmalig gebeuren om iets bij te werken? Vraag je dan af of iemand zonder enige ervaring de taak uit zou kunnen voeren. Is het antwoord ja, kijk naar alle vormen van outsourcing. Door studenten bijvoorbeeld, door mensen van uit naburige landen misschien zelfs. Ook hier geldt: uitleg is nodig.
Welke kies je?
Hierboven doe ik een voorzet voor welke vorm je wanneer het beste kunt kiezen. Je zult per (herhalende) taak moeten kijken wat de meest nuttige variant is. Dat het zin heeft om je daarin te verdiepen, illustreert misschien wel het extreme voorbeeld van een Amerikaanse software-ontwikkelaar die voor een fractie van zijn salaris zijn eigen ontwikkelwerk delegeerde naar een Aziatisch bureau. Hij kon zelf de hele dag kattenfilmpjes kijken. 😉
Computer vector created by pch.vector – www.freepik.com
Foto door Andrea Piacquadio via Pexels
