Hoe vaak ben jij met een opdracht bezig geweest waarbij je tijdsinschatting klopte? Niet zo vaak is het vermoedelijke antwoord. We stinken er steeds weer in, ongeacht onze vorige (nog veel optimistischere) inschattingen. Daniel Kahneman en Amos Tvresky bedachten hier een naam voor: The Planning Fallacy. We denken op basis van eerdere inschattingen dat we de volgende taak of project sneller kunnen doen, maar in de praktijk blijkt dat vaak niet zo. Geen enkele opdracht of project is helemaal hetzelfde. Gelukkig is er wel iets aan te doen!
1. Je tijdsinschatting is te ‘kan-ik-heus-wel’
Wie kent het niet, de vele gefaalde projecten wegens een te optimistische tijdsinschatting? We hebben het hier over de Optimism Bias: het verschil tussen de verwachting en de uitkomst die volgt. Dat werkt heel ver door, van studenten die verwachten een zeker startsalaris te ontvangen en dat dat veel lager blijkt tot de vele kosten-inschattingsmissers bij grote (bouw-)projecten. En tot jouw eigen persoon, die aan een taak wil beginnen en de boel vaak overschat. Wij mensen overschatten onszelf graag in ons eigen kunnen. We overschatten ook graag de omstandigheden en de expertise en beschikbaarheid van anderen. Resultaat: een héle optimistische planning.
De oplossingen
Als je met een planning bezig bent, schat je tijd dan in volgens drie scenario’s:
- Meest gunstig
- Meest slecht (ook bekend als worst case scenario)
- Meest waarschijnlijk
De laatste is het gemiddelde van de eerste twee. Stel, je zit naar een taak te kijken en denkt meteen ‘dat heb ik in een dag voor elkaar’. Vul dat in bij het meest gunstige scenario, het getal 1. Dan bedenk je vervolgens wat er in het slechtste geval gebeurt: stel dat dat drie dagen is. Dan is je meest waarschijnlijke tijdsbesteding twee dagen werk. Waar je hier dagen leest, kun je uiteraard ook uren lezen. Ik gebruik hier ‘dagen’ als benodigd voor het werk en niet de doorlooptijd. Al kan dat natuurlijk ook.
Andere oplossing: laat iemand anders voor je schatten 🙂 – je collega heeft een andere kijk op jouw mogelijkheden en komt heel vaak met een sluitendere tijdsinschatting. Onderzoekers naar The Planning Fallacy hebben dit vastgesteld.
2. Je houdt geen rekening met ad-hoc tijd
Als je een opdracht of taak in je schoot geworpen krijgt en je wilt er een tijdsinschatting aan geven – zeg een dag, dan zal je merken dat die werkdag niet geheel in te zetten is voor die ene taak. Er kan zomaar een spoedopdracht tussendoor komen, telefoontjes brengen je van de wijs en je e-mailbox verdient nog wat aandacht. Ad-hoc dingen dus! Hoewel je prima wat tijd kunt inruimen om geconcentreerd (lees: afgesloten van de hele wereld) te kunnen werken, zal dat niet de hele dag kunnen.
De oplossing
Plan tijd in je agenda voor ad-hoc zaken, of laat die ruimte vrij. Het is raadzaam om wél in je agenda aan te geven wanneer je jezelf afsluit om dat ene beleidsstuk te maken. Als belofte naar jezelf, maar vooral om je collega’s te laten zien dat je niet beschikbaar bent. Daarbij ga ik er vanuit dat je collega’s al iets van je agenda kunnen zien.
3. Je tijdsinschatting kent geen onzekerheid
Als je ergens aan begint, bijvoorbeeld aan een project, is heel veel nog onzeker. Denk maar eens aan die keer dat je tegen iemand zei ‘dat doe ik wel even’ en dan bleek de opdracht groter dan gedacht. Met enige regelmaat wordt je geconfronteerd met dat je dingen niet weet. Je leert die gaandeweg, zodat de opdracht alsnog afkomt en een volgende opdracht makkelijker wordt. Het resultaat is wel dat je tijdsinschatting optimistisch was, maar niet door overschatting van eigen kunnen: je houdt zelden rekening met wat je niet weet. Je weet niet altijd wat je niet weet als je ergens aan staat te beginnen.
De oplossing
Het komt neer op het volgende: als je nog niet veel zekerheid hebt, doe geen beloftes! Niet aan jezelf en niet aan anderen. Zoek uit waar je onzekerheden weg kunt nemen. Een goede manier is om elke werkdag een halfuur te besteden aan de taak en kijken welke onzekerheden je tegenkomt. Zo boek je altijd vooruitgang en kun je anticiperen op wat je niet weet. Pas als je het duidelijk(er) hebt, dan kun je zeggen wanneer je de taak of het project daadwerkelijk af hebt. Het proces waarbinnen dit gebeurt heeft een eigen grafiek en een eigen naam (jaja!): The Cone of Uncertainty. Die houdt rekening met een variabiliteitsgraad voor het voltooien van opdrachten/projecten. Hoe onzekerder, hoe hoger de inschatting vervolgens wordt. Onderstaand plaatje laat dat mooi zien.
Tot slot
Tijdsinschattingen gaan heel vaak mis, maar je kunt er met bovenstaande hulpmiddelen wel beter in worden. Er is hoop!
