Hopsa, koffie in de hand, computer aan en… e-mailmanagement. Wat heb ik gemist? Als je voordat je weggaat (de dag ervoor) ook al je mail hebt gecheckt, dan mis je niet veel. Zeg maar niks. ’s ochtends je mail checken heeft één groot risico: het dicteert het verdere verloop van je dag. Zeker als je de middag ervoor niet zoveel hebt gekeken, omdat je veel aan het vergaderen was. Kans is dan groot dat je veel mail hebt ontvangen in die periode.
Les één in e-mailmanagement is dus: niet beginnen met je mail! Als ik mijn mail meteen na het opstarten bekijk en ik zie dat het veel is (dan heb ik nog niet eens inhoudelijk gekeken), dan raak ik meteen ontmoedigd. ‘Kak, potentieel veel werk.’ Die emotie sleep ik dan de hele dag met me mee. Bovendien: onderzoek wijst uit dat als je je dag begint met het checken van berichten, je minder productief bent. Je raadt het: dat heb ik niet als ik meteen aan een taak begin. Dan is vooral de emotie heel anders: zo, dat varkentje heb ik alvast gewassen! Veel beter om de dag mee door te komen. Pak dus je takenlijst erbij en ga beginnen.
Help! Voor mijn taken moet ik mijn mail openen…
Maar… maar… ik heb al mijn vlaggetjes c.q. taken in Outlook / Google Tasks staan, zeg je misschien nu. Dus die mailbox moet wel open! Toch? Neen. De oplossingen zijn simpel.
- Je kunt kiezen in welk scherm Outlook opstart. Laat je takenscherm het scherm zijn waar je mee opstart. Daar zitten ook je vlaggetjes. Ga hiervoor naar Bestand > Opties. Kies voor ‘Geavanceerd’ in het menu links. Ga naar het kopje waar je ‘Outlook in deze map starten’ vindt en kies via ‘Bladeren’ het startscherm van jouw keuze.
- Voor Google Tasks, dat meestal als ‘sidebar’ zichtbaar is in Gmail, adviseer ik je de Tasks-app op je (werk-)mobiel te installeren en via die weg de taken te zien. Zo kom je je mail niet tegen. Wat ook kan is een Extensie in je Chrome-browser installeren die Tasks op een volledig scherm weergeeft.
Hup, geen excuses meer verzinnen om je mail eerst te moeten openen: aan de slag!
Photo by Stefan Cosma on Unsplash
