Zo efficiënt mogelijk willen werken is wat velen graag willen bereiken. Hoe kan ik de tijd die ik aan mijn baas geef zo goed mogelijk besteden? Efficiënt werken gaat vooral over het ‘hoe’ van je werk. Hoe verwerk je informatie en spullen? Je hebt misschien gemerkt dat het topsport is, dat efficiënt werken. Je moet er aardig wat voor in huis hebben om het goed te laten slagen. Maar dat kun jij.
Gelukkig zijn er veel tips & tricks om je te helpen. Ik ga ze allemaal voor je opschrijven onder de serie ‘Effetjes Efficiënt’ (via een tag te raadplegen). Korte blogposts met wat je kunt doen om beter te worden in efficiënt werken, want dat kan echt.
Voor de duidelijkheid: ik heb het hier niet over effectief werken. Effectief gaat over het wat en het waarom van je werk. Over de goede dingen doen. Efficiëntie gaat over de dingen goed doen.
De zes competenties van efficiënt werken
Ik zei al dat het topsport is, dat efficiënt werken. Je moet maar liefst over zes competenties beschikken om het predicaat ‘superster’ te krijgen. Nu weet ik dat dat onhaalbaar is. Ik heb ontelbare tips en methodes uitgeprobeerd, maar echt goed in delegeren ben ik bijvoorbeeld nog niet. Delegeren is één van die zes competenties. Dit zijn ze op een rij:
Plannen
Plannen gaat over wanneer je iets doet. In de gaten hebben waar je deadlines zitten. Hoe je je dag indeelt. Tijd nemen voor follow-up na vergaderingen, dat soort dingen.
Organiseren
Organiseren gaat over het bewaren en verwerken van informatie. Waar laat je welke soort informatie? Een e-mail laat je op een andere plek dan een rapport dat je per post krijgt. Bij voorkeur niet op een hoekje van je bureau, want dat ligt dan zo vol. En: hoe maak je nou een goede e-mail? Hoe leid je een vergadering? Enzovoorts.
Delegeren
Delegeren gaat over het uitbesteden van je werk. Wat kun je aan wie overlaten? Hoe omschrijf je goed wat je wilt hebben en wanneer? Wat doe je als het werk niet goed genoeg is? Ik vind het zelf de moeilijkste tak van sport.
Omgaan met onderbrekingen
De hele werkdag kun je gestoord worden. Soms laat je dat zelf toe – denk aan meldingen van je telefoon – maar soms wordt het je enigszins opgelegd, omdat die collega komt binnenlopen of omdat je bij een een of andere vage vergadering moet aanschuiven. Als je er in slaagt daarmee om te gaan, dan werkt dat enorm in je voordeel. Dit betekent ook ‘nee’ kunnen zeggen.
Prioriteren (=Beslissen)
Wat ga ik als eerste doen? Dat is prioriteren. En beslissen tegelijk. Want je maakt wel degelijk een keus door te prioriteren. Beslissingen nemen is niet makkelijk, maar het wordt in kantoorwerk stiekem wel altijd van je verwacht dat je het kunt.
Beheersen van je energie
Je energie is je motor om de dag door te komen. Dat betekent niet meteen dat je hypergezond moet gaan leven, nee, het betekent eerder dat je weet wanneer je piekt en wanneer je een beetje inzakt. Ochtendmensen doen bijvoorbeeld liever een zware taak ’s ochtends vroeg, terwijl avondmensen later op stoom komen. Al zijn deze begrippen eigenlijk al wel verouderd. Als het om je energie gaat, ligt het veel genuanceerder dan die twee groepen.
Tot slot een disclaimer
Door de tips en trucs uit de serie ‘Effetjes Efficiënt’, die ook zijn eigen plekje op mijn blog krijgt, heb je die competenties zó in je zak. Een kleine disclaimer is wel op zijn plaats: niet elke tip of methode zal voor jou van toepassing zijn. Dat geeft niets. Het brengt je misschien wel op een heel ander idee. Ook dat telt! Houd mijn blog in de gaten.
Meld je bijvoorbeeld aan voor de nieuwsbrief!
Photo by Prateek Katyal on Unsplash
