In gekke tijden en zeker ook in minder gekke tijden kun je als kenniswerker veel taken te verstouwen hebben. Input noemen ze dat in het Engels. Je wordt vooral niet geholpen door allerlei technologische snufjes die je fantastisch bereikbaar maken. Ik laat je zien op welke manier ik het hoofd boven water houd met alle input die ik dagelijks verwerk.
Mijn doel: betrouwbaar zijn
De voornaamste reden dat ik een productiviteitssysteem heb is dat ik betrouwbaar wil zijn voor mijn collega’s en mijn klanten. De andere reden is dat ik mijn werk vooral mijn werk wil laten – buiten werktijden moet het niet in mijn hoofd zitten. Dat vind ik niet gezond. De reden is dus vooral niet dat ik zoveel mogelijk werk in zo kort mogelijke tijd wil doen, wat meestal de fabrieksdefinitie van ‘productief zijn’ is.
Mijn systeem: drie fasen
Een systeem is een set van tools en gewoontes/procedures die samen zorgen dat je het werk gedaan krijgt. De taken zijn de input van mijn systeem en de inhoud van de taak is de uiteindelijke output. Voordat een taak afgerond raakt, erken ik drie fasen:
- Verzamelen: een methode om allerlei taken, notities etc. te verzamelen
- Inventariseren: een methode om beslissingen te maken over wat ik heb verzameld
- Beheersen: een methode om mijn besluiten tot uitvoer te brengen (en ze uitvoeren!)
Per fase heb ik een setje tools en gewoontes, die samen mijn systeem vormen. Het systeem heeft zich zo kunnen vormen door heel veel onderzoek te doen naar al bestaande systemen van o.a. David Allen, Ryder Carroll, Stephen Covey en vele anderen – en vooral door proberen, proberen, proberen. Met vallen en opstaan kom je ergens. Ik doe dit proberen nu zo’n vier jaar en elke keer wordt het een beetje beter.
Blogserie van drie delen
In de dagen / weken na deze post volgen de verschillende onderdelen van mijn productiviteitssysteem, te beginnen met Verzamelen. Lees gauw verder!
Afbeelding van Arthur Bowers via Pixabay
