Routineus checken we om de haverklap onze e-mail, plegen we telefoontjes, werken we gegevens bij of printen we correspondentiemateriaal. Allemaal routinetaken. Plannen we die in onze werkdag? Neen. Meestal niet, in elk geval. Maar plannen is vooruitzien. Daarom is het nuttig al je taken in je dag te plotten, dus ook de taken die je haast zonder erbij na te denken afhandelt.
Tijd blokken
Ik ben een groot voorstander van het nemen van een moment om de dag op een rijtje te zetten, letterlijk. Dit kun je op twee momenten doen:
- De dag voorafgaand
- Op de dag zelf
Geen rocket science. Men noemt het ook wel Time Boxing, of Time Blocking. Er zijn hele planners voor gemaakt. Het idee is dat je voor jezelf opschrijft – digitaal of niet – wat je op een dag doet. Routinetaken hebben daar tot mijn verbazing bijna nooit een plaats. Het zorgt echter wel voor onrust: oh help, dat moet ik ook nog doen. Of: ik raak achterop met mijn e-mail. Als je tijd plant voor je routinetaken naast je vergadering(en), dan zie je pas écht hoeveel tijd je nog over hebt om aan zinnige dingen te besteden.
Routinetaken niet af, en nu?
Ik kan alleen maar zeggen: als je je dag zo voor je ziet, bijvoorbeeld in je agenda, blok dan ook tijd voor het ‘doen’ van je e-mail of printwerk. En houd je eraan. Stel, je ruimt een uur in voor je e-mail, dan kan het zo zijn dat je niet al je items af kan werken. Is dat erg? Ik zeg nee. E-mail zal altijd blijven komen en meestal komen ze in golven. Ook al doe je misschien je stinkende best e-mails zoveel mogelijk te beperken. Er is dus geen reden om elke dag maar weer je mailbox helemaal leeg te hebben. Je berooft jezelf van de mogelijkheid de echt belangrijke dingen te doen.
Photo by Content Pixie on Unsplash
