Heb je het ooit leuk gevonden om (werkgerelateerde) e-mail te krijgen? De eerste persoon die daar enthousiast ‘Ja!’ op uitroept, mag zich melden. E-mail maakt namelijk behoorlijk ellendig. Minder e-mailen is een goed plan.
Het is ook best logisch: iemand anders bepaalt dat jij aan het werk moet, door je een bericht te sturen. Niet meteen het beste startpunt. Cal Newport bekritiseert het medium in zijn nieuwste boek, A world without email. Hij betoogt dat e-mail een vergaarbak is voor allerlei bedrijfsworkflows die niet ‘af’ zijn. Anders gezegd: als je voor elke communicatievorm binnen je organisatie e-mail (of een chattool) nodig hebt, dan moet je je nog eens achter de oren krabben over hoe effectief je het geregeld hebt.
1. E-mail levert werk op: smijt het maar over de schutting!
Het ging al mis toen e-mail ten tonele verscheen, inmiddels alweer meer dan 30 jaar geleden. IBM was een van de eersten die het introduceerde, als vervanger van de interne post en de telefoongesprekken – een nogal kostbare praktijk. E-mail was vele malen goedkoper. Er gebeurde iets onverwachts: men ging zo ongeveer alles e-mailen! Meteen moest IBM-servers bijschakelen. Het ‘over de schutting smijten’ was geboren.
De boosdoener? Er is geen frictie. Binnen twee klikken heb je een e-mail opgestart (ook toen al) en ben je aan het typen. Daar waar je bij de interne post of telefoontjes wel even een keer nadenkt voor je tot actie overgaat, want dat kost nu eenmaal iets meer energie. Wij mensen houden ervan als de dingen zo makkelijk mogelijk gaan. Daarnaast: als we die e-mail hebben gestuurd, denkt ons hoofd: deze taak is klaar! Dopamineshot is gevangen.
“A workflow centered around ongoing conversation fueled by unstructured and unscheduled messages delivered through digital communication tools like email and instant messenger services. The hyperactive hive mind workflow has become ubiquitous in the knowledge sector.”
Cal Newport, A world without email
2. E-mail werkt als stroop
Stroop zoals we het niet graag hebben: als het vertragend werkt. Hoe vaak heb jij al in een ‘e-mailgesprek’ gezeten? Dat je er tot je ontzetting achter komt dat je al 20 mailtjes uit hebt gewisseld met een collega? Elkaar 10 minuten spreken was waarschijnlijk veel sneller geweest. Denise Hulst, een bekende e-mailmanagementtrainer maakt in haar boek Efficiënt E-mailen duidelijk dat e-mail zelfs stagnerend kan werken, omdat jouw prioriteit doorgaans niet die van een ander is. Als jij een taak toebedeelt via e-mail, is de kans heel groot dat die taak voor jou veel belangrijker is dan voor de ander. Gevolg: je krijgt niet wat je wilt en al helemaal niet op het moment dat je het had gewild.
3. E-mail zet de verkeerde toon
E-mail mist de gelaagdheid die een één-op-één gesprek wel heeft. Zodra de stem en de lichaamstaal mee gaat doen, dan weet je hoe die ander zijn tekst bedoelt. Je kent vast wel die gevallen waar je jezelf of een collega hoort mopperen over een e-mail die op zijn minst stug of irritant overkomt. Je vindt meteen de verzender een stuk minder aardig. Ondanks dat de mail misschien niet onvriendelijk bedoeld is, komen woorden op schrift wel zo over.
“E-mail has some magical ability to turn off the politeness gene in a human being.”
Jeff Bezos
4. E-mail creëert FOMO
E-mail rotzooit met onze sociale gen. Wij staan nou eenmaal graag in contact met anderen. Net als sociale media heeft e-mail op de werkvloer het vermogen om fear of missing out te creëren. Ziedaar de reden waarom mensen gemiddeld elke tien minuten de mail checken. Je wilt niets missen. Sterker gezegd: je hebt het gevoel dat je niets kúnt missen. Want stel nou dat degene die jou die fraaie taak heeft bezorgd, nog iets nazendt (‘oh, ik vergat nog…’)? Vreselijk toch? Het effect hiervan is vanuit productiviteitsoogpunt desastreus: mensen zitten alleen nog maar e-mailtjes heen en weer te pingelen en de écht belangrijke taken worden niet gedaan. Daar is dan immers geen tijd meer voor. Als je dit leest en je bent leidinggevende: zeg meteen tegen je collega’s dat ze maximaal drie keer per dag hun mail checken. De resultaten zullen je verbazen: je medewerkers presteren meer én ervaren minder stress.
5. E-mail legt taken in verkeerde handen
Denise Hulst betoogt dat de verantwoordelijkheid vervaagt als je net naar een te grote selectie personen, of simpelweg naar de verkeerde persoon, een mailtje stuurt met daarin een taak. Zij ziet gebeuren dat mensen, ook al zijn ze er niet verantwoordelijk voor, toch die taak op zich nemen. Zeker leidinggevenden kunnen hier een handje van hebben. Ik heb weleens meegemaakt dat iemand zei: ‘Ik betaal je toch? Ga maar doen dus.’ I kid you not. Vraag je dus altijd af, is deze mail wel voor jou? Zo nee, of is het vaag? Hup. Niet reageren. Of beter: geef de mail terug in een gesprekje, waarin je aangeeft: dit hoort niet bij mij. Niet mailen. Want dan wordt je vanzelf die onvriendelijke collega.
Conclusie: minder e-mailen!
De hierboven genoemde redenen dat e-mail ellendig maakt, liegen er wat mij betreft niet om. Het ellendigste van allemaal is nog dat al die ellendigheid het probleem van het individu is of onbewust gemaakt wordt. Zelden kijkt een team of organisatie met een helikopterview naar een proces en zegt: ‘goh, kunnen we dat vele e-mailen hier niet uithalen?’ Zolang dat niet zo is, zul je zelf aan de slag moeten om zoveel als mogelijk e-mail uit je eigen workflow te halen. Waar je hier e-mail leest, kun je volgens Newport gerust ook chattools als Slack, Teams, Whatsapp of Skype lezen. Kun je een andere communicatievorm bepalen voor sommige onderdelen van je takenpakket? Zo ja, doen!
“I know how many days in which I have just answered e-mail, had three phone calls and a two hour lunch. Poof, gone. They are not infrequent.“
Joseph Epstein
