De eerste fase in mijn productiviteitssysteem is iets wat ik elke minuut van de dag kan doen: taken en notities verzamelen. Zo doe ik het!
Bronnen voor taken en notities
Generiek gezien komt werk bij mij op de volgende manieren binnen:
- een overleg
- een projectplanning (met vooraf gedefinieerde taken)
- direct: chat / telefoon / binnenlopende collega’s
Kun je die bronnen in aantal verminderen? Misschien, maar meestal niet in je eentje. Hoe je wenst te werken en waar je taken uit voortkomen is een team effort. Praat er eens over met je collega’s, zeker als je lijst langer is dan wat ik hierboven noem. Je wilt namelijk niet de hele dag ‘loketje spelen’: alleen maar ontvangen, maar geen tijd om de taak te voltooien.
De routine: David Allen’s Getting Things Done (GTD)
De routine die ik volg om mijn taken daadwerkelijk te verzamelen, is van David Allen – het is de beste routine die er is. Zijn ‘GTD‘-methode bevrijd je van open eindjes hebt in je hoofd door een fijne set van vragen en een verzameling van lijstjes. Ik maak dus al gelijk een paar beslissingen (fase 2) over wat ik binnenkrijg, zodra ik ze ontvang. In deze pdf zie je hoe zijn routine werkt en welke lijstjes je nodig hebt. De belangrijkste vragen uit deze routine zijn:
- Is wat ik nu lees/hoor/zie belangrijk genoeg om actie op te ondernemen?
- Wat is in dat geval de eerstvolgende actie?
- Kan ik die actie binnen vijf minuten doen?
Het gereedschap: bullet journal ++
Al die bronnen breng ik terug tot één bron; zo behoud ik het overzicht. Die ene bron is een bullet journal. Ja, een fysiek notitieboek! Ik heb talloze (digitale) plekken geprobeerd om mijn taken in bij te houden, maar het schriftje werkt toch het beste voor mij. De computer kon ik te makkelijk ‘wegklikken’, waardoor ik taken toch iets langer in mijn hoofd hield. Ik volg Ryder Carroll’s wijze van noteren in dat schriftje. Hoewel ik wel eens lees dat bullet journaling niet geschikt zou zijn voor een kenniswerker, vind ik de methode wel heel geschikt. Mijn geheugen zit in dat boekje en wordt ondersteund door wat ‘extensies’ (vandaar de ++).
Ik heb in mijn daily logs en in mijn weekly log wat kolommen vrijgemaakt om aan te geven waar de taak staat. Ik doe dat volgens de ‘Alistair Method‘. Hieronder een plaatje van zijn methode. In mijn geval moet je dan denken aan drie kolommen.
De opzet
Die drie kolommen (plekken waar iets staat dus) luiden als volgt:
- ✉ Een map ‘Todo’ (Beantwoorden) in mijn mailbox
- 📆 Mijn digitale agenda
- 📁 Een map ‘Werk’ op mijn (cloud)schijf
Ik gebruik ook nog andere gereedschappen:
- Voor het schrijven van notities tijdens vergaderingen – ik typ veel sneller op mijn computer – gebruik ik meestal een simpel tekstbestandje op de laptop, genaamd ‘Werkgeheugen’. Daar haal ik vervolgens het belangrijkste – de dingen die ik écht niet mag vergeten of de beste ideeën – weer van over in mijn bullet journal (zie fase 2). Dit idee heb ik van productiviteitsnerd Cal Newport.
- Als ik zelf mails stuur, heb ik verder nog een e-mail map die heet ‘Wachten op‘. Daar valt alles in als ik schrijf ‘hoor het graag’ in een mail. Dat gaat automatisch via een mailregel. Elke week schoon ik hem op (zie fase 2). Ik schrijf ze ook op in mijn bullet journal, met een ander symbooltje dan ik voor een taak gebruik.
- Voor als ik door mijn mail jakker (zie fase 3), maak ik gebruik van een e-mailtemplate. Die luidt:
“Hoi, je mail heb ik op mijn takenlijst geplaatst om later te behandelen. Ik kom er z.s.m. bij je op terug!”
Die krijg je als ik determineer dat ik de taak niet binnen 5 minuten af kan handelen. Ik vind namelijk dat je niet alleen een snelle reactie moet kunnen geven ten teken dat je de andere partij hebt gehoord, maar ook dat je eerlijk moet zijn over dat je niet meteen inhoudelijk kunt reageren.
Hoezo urgent?
Ik worstel vaak met de zogenaamde urgentie van mails. Hoe vaak krijg jij een e-mailtje met de afsluitende tekst ‘kun jij hiernaar kijken?’ – en niets meer dan dat? De persoon die hem stuurt gaat er waarschijnlijk vanuit dat, enigszins door bedrijfscultuur ingegeven, hij of zij de volgende dag wel inhoudelijk reactie krijgt. Eigenlijk is dat onzin. Er wordt namelijk bijna nooit in de mail een datum genoemd voor wanneer er dan naar gekeken moet zijn.
Train je collega’s. Vraag terug:
- Wat wil je dat ik precies doe?
- Wanneer moet het af zijn?
- Voeg eventueel toe: dit ziet eruit als iets wat niet binnen een halfuur gedaan is, dus ik moet het plannen.
Een beetje ontmoedigen mag. Zelfs richting klanten kan het, als je vriendelijke bewoordingen gebruikt.
Verzamelwoede klaar
Dit is hoe ik mijn taken verzamel. In het volgende deel leer je wat ik vervolgens met die taken doe: inventariseren.
