Rick Pastoor zweert erbij. Vrijwel alles gaat in de agenda van de auteur van Grip, een populair productiviteitssysteem. Het is zijn bakermat om na te gaan wat hij wanneer gaat doen. Daar zit natuurlijk een heel proces omheen, maar een agenda bijhouden – digitaal of papier – is een onmisbaar onderdeel om efficiënt te kunnen werken.
Het idee
Het woord ‘agenda’ is een vervoeging van het werkwoord ‘agere’ uit het Latijns, dat handelen betekent. De vervoeging maakt dat men in het Latijn bedoelt ‘waar nog op gehandeld moet/zal worden’. En dat is het ook. Het is een plek waar taken in kunnen staan die op een specifieke dag moeten gebeuren. Gebeurtenissen, zoals vergaderingen en evenementen, hebben er ook een plek. Het is een verzameling van tijdgebonden dingen en is onmisbaar in het organiseren van je eigen werk.
Hoe zet je het in?
De agenda is géén verzamelplek. Het is een plek om je stapel werk op dagelijks niveau mee te kunnen beheersen. Je ziet welke tijdvakken je bezet bent en zo kun je de rest van je dag invullen met werk van je takenlijst. Je agenda bijhouden is een must in elk systeem, of je nu zo’n nerd bent als Rick of niet.
Daarnaast: je kijkt vooruit én achteruit in je agenda op het moment dat je gaat inventariseren. Wat voor werk ligt er nog? Kwam er nog iets uit de vorige vergadering dat ik nog op mijn takenlijst moet zetten? Wat gebeurt er de komende twee weken? Moet ik daar nog iets voor voorbereiden? Moet ik daarvoor een tijdvak blokkeren in de agenda? Ook weet je of je niet dubbel geboekt raakt voor iets. Daarnaast leert je agenda je hoeveel tijd je ergens mee kwijt bent.
Meer lezen?
- Rick Pastoor over efficiëntie: ‘Mijn agenda is heilig’
- The Important Role Calendars Play in Our Daily Work
- 9 gouden tips voor agendabeheer
Calendar photo created by rawpixel.com – www.freepik.com
