Efficiënt werken betekent dat je structuur en orde aanbrengt in hoe je je taken volbrengt. Hoeveel structuur je nodig hebt, bepaal je zelf. Zo’n structuur uit zich meestal in gewoontes of routines, die je bijvoorbeeld aan het begin of het eind van je werkdag of -week doet, zoals je bureau opruimen of een takenlijst scannen met wat er vandaag moet gebeuren. Voor de een kost het behouden van die structuur meer moeite van voor de ander.
Efficiënter werken kan ook doorslaan. Dat uit zich in dat veel van je tijd opgaat aan opruimen, (her)plannen en prioriteren. Tijd die goed te gebruiken is voor het werkelijk uitvoeren van je taken.
Wat die structurering van je werk oplevert, is niet zozeer meer tijd, als wel het volgende:
- rust in je hoofd
- focus
- nauwkeurig werken
- betrouwbaar zijn voor collega’s en klanten
- realistische planning
- verminderd uitstelgedrag
Efficiënt werken versus timemanagement
Efficiënt werken is ook wel bekend als ’timemanagement’, het op een nuttige manier indelen van je tijd. Timemanagement is een onderdeel van efficiënt werken. Het indelen van je tijd – wat is nu het handigste moment om X te doen – is ook structureren, maar gaat dan vooral over plannen en prioriteren. Efficiënt werken is meer dan dat. Het omvat een structurering van hoe je je werk in zijn geheel aanpakt. Dat gaat over:
- Plannen: over wanneer je wat doet.
- Prioriteren en beslissen: over wat er eerst moet boven het ander.
- Delegeren: over het werk dat je (mogelijk) door iemand anders kunt laten doen.
- Organiseren: over hoe je (digitale) werkplek bijhoudt. Denk aan (bestands-)mappen, kasten, je bureau.
- Energie en aandacht: over weten wanneer je welke taken aankunt.
- Omgaan met onderbrekingen: over hoe je afleiding op momenten kunt afzweren, en op andere momenten juist kunt toelaten.
Efficiënt werken is dus een veelomvattend begrip! Laat je niet afschrikken door bovengenoemde lijst, die je kunt zien als competenties. Als je hier op deze website terechtgekomen bent, zoek je waarschijnlijk naar iets meer structuur op één van die gebieden, niet op allemaal tegelijk.
Efficiënt werken versus effectief werken
Effectief en efficiënt zijn synoniemwoorden van elkaar, maar in absolute zin zijn ze dat niet. Waar efficiënt werken over (wat meer) structuur gaat, gaat effectief werken over de doelmatigheid van werk. Anders gezegd: efficiëntie heeft alles te maken met de manier waarop je je werk uitvoert en effectiviteit met de mate waarin je je doelstellingen behaalt. Dat gaat over de inhoud van je werk. Over wat je klaarspeelt i.p.v. over hoe je dat klaarspeelt. Je kunt het ook als volgt zeggen: effectief werken betreft het doen van de goede dingen, efficiënt werken betreft het goed doen van die goede dingen.
Efficiënt werken versus productiviteit
Structuur aanbrengen in het werk kan wel degelijk productiviteit opleveren. Productiviteit in de klassieke zin is een term die uit de fabriekswereld komt: zoveel mogelijk produceren in zo min mogelijk tijd. Daar levert een hogere productiviteit letterlijk meer producten op in dezelfde tijd. Denk in dit verband aan de uitvinding van de lopende band door Henry Ford: door het werk te structureren op die lopende band, kwamen er meer Ford auto’s in de winkel in een zo kort mogelijke tijd. De structurering en machinisatie van het werk – de introductie van de lopende band en de verkleining van het takenpakket van de monteurs (niet meer een hele auto, maar een deel ervan achter elkaar) – maakte de kosten lager. De daarmee gepaard gaande hoge autoproductie bleek op zijn beurt effectief in de doelstellingen van het bedrijf van de heer Ford: een betaalbare auto op de markt brengen.
In de kantoorwereld is er ook sprake van productiviteit. Wat productiviteit is voor kantoorwerk is meestal ondoorzichtiger dan voor fabriekswerk. Van veel werknemers wordt héél veel verlangd in heel weinig tijd, waardoor werkdruk ontstaat en waardoor mensen zoals jij op zoek zijn naar hoe ze hun eigen ‘lopende band’ kunnen maken.
Tot slot
Efficiënt werken is een vaardigheid en daarom goed aan te leren. Hoeveel structuur je aanbrengt, hangt af van jouw persoonlijkheid, de aard van je werk en hoeveel ondersteuning je van bijvoorbeeld software of andere middelen krijgt.
