De mooiste onderwerpregel van een e-mail die ik ooit tegenkwam was ‘wat is hier aan de hand???’ van een collega die iets in een van mijn applicaties niet begreep. Ik moest uitzoeken wat er aan de hand was, maar de toon had iets dwingends. Ik had meteen geen zin. De onderwerpregel mocht van mij iets slimmer, want een goede onderwerpregel maakt de helft van de mail overbodig.
Wollige prater, wollige mailer?
Er zijn collega’s die mailen zoals ze praten. En da’s niet altijd even prettig voor de ontvanger. Want als je een wollige collega hebt, mailt ie ook wollig. Waarschijnlijk. Over mailstijlen is op mijn blog het laatste woord nog lang niet gezegd; laten we beginnen bij dat wat je als eerste ziet – de onderwerpregel. Als je in de vingers krijgt hoe je de onderwerpregel van je e-mail moet gebruiken, dan kan je mail een stuk korter.
De twee elementen
De volgende twee tips werken positief voor de ontvanger:
- Begin je onderwerp met het soort mail dat je stuurt. Is het een vraag, is het een verzoek, is het een kennisgeving? Zet dat als eerste woord neer. “Vraag: “, “Verzoek: ” en “Ter info: “, “Advies gewenst: ” of zoals ik zelf ook wel eens doe “Hulp nodig: “.
- Zet in het tweede deel van je onderwerp neer waar het mailtje nu echt over gaat. Bijvoorbeeld:
- Vraag: waar kan ik X vinden?
- Verzoek: klant Y bellen over Z
- Ter info: nieuw schoonmaakrooster
- Hulp nodig: inventariseren kantoorartikelen
Tot slot over de onderwerpregel van een e-mail
Een goede onderwerpregel doet wonderen voor hoe snel de mail wordt begrepen. Het geeft de ontvanger ook de kans de mail meteen in zijn eigen ‘workflow’ goed te behandelen. Sterker: hij of zij kan geneigd zijn je sneller te antwoorden. En: jij hebt minder lang de tijd nodig om je punt duidelijk te maken – je e-mail wordt daarmee korter. Scheelt je weer tijd.
Photo by Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk on Unsplash
