Voor kantoorwerkers hoort (zakelijk) mailen er gewoon bij. Maar e-mailen kost ons bakken met energie. Wie wordt er nu wel blij van een mailtje? Negen van de tien keer moet je aan de slag met zo’n bericht. Voor wie mogelijkheden zoekt voor minder e-mail(en): in deze blogpost vind je een paar tips voor hoe het anders kan.
Bijna een derde van je dag aan het e-mailen
Research van McKinsey vond in 2012 al dat wij maar liefst 28% van onze werkdag kwijt waren aan e-mailmanagement. Ik ga er stiekem vanuit dat dat percentage de afgelopen jaren alleen maar gestegen is.
De techniek is al ruim 50 jaar oud, maar nog steeds hot in de vorm waarin het ooit begon. Het enige andere communicatie dat dat nadoet, is de telefoon. Die technologie is ook niet (veel) veranderd; het gebruik wel. Bellen vinden we tegenwoordig maar eng. Een mailtje sturen is meer ons ding; lekker open, geen vast format, hup, je kunt er alles in kwijt. En dat terwijl er tegenwoordig talloze tools beschikbaar zijn waarin je je workflows kwijt kan, zoals Trello en Workflowy, en er zoiets bestaat zoals een sociaal intranet (een Facebook maar dan intern). Nee, e-mail is nog steeds alomtegenwoordig, maar past eigenlijk niet meer bij hoe we samenwerken (denk daar nog maar eens over na).
Minder e-mail met deze tips
Revolutionaire ideeën zijn het allerminst, maar ze helpen je wel. Want we weten allemaal dat het ‘dealen’ met e-mail afleidt van waar je eigenlijk voor aangenomen bent. De tips zijn een uitnodiging om e-mail in je eigen workflow(s) te devalueren. Het kan ook anders!
- Bedenk vooraf: zou ik wat ik nu opschrijf ook als brief sturen? Is het antwoord ‘nee’, vraag je dan af: waarom doe ik dit dan wel digitaal? Stuur dus zelf minder mails!
- Stel een vragenuurtje open voor je collega’s. Een soort inloopspreekuur. Zit op een vaste plek en laat mensen binnenlopen met vragen. Dat scheelt een hoop tijd op een ander moment van de dag.
- Laat je e-mailadres niet overal achter. Simpel, maar effectief.
- Pak vaker de telefoon.
- Haal jezelf uit mailgroepen of nieuwsbrieven.
- Reageer nooit op e-mail je waarbij in de CC staat (dat is per definitie ter kennisgeving, zo was dat vroeger bij de brieven ook!).
- Stuur geen bijlages in de mail bij intern mailverkeer. Zet ze neer op een gedeelde (cloud-)schijf. Geen suffe vragen via mailtjes meer over wat nu de laatste versie was.
- Stop zelf met mensen in Cc’s zetten. Jij houdt er niet van ze te krijgen, dus waarom zou je ze wel sturen?
- Spreek met mensen die je regelmatig nodig hebt op een vast moment in de week (of dag) een-op-een af en verzamel beiden je bespreekpunten.
- Eindig je mail met ‘Deze mail behoeft geen antwoord.’ Ik gebruik het zelden, maar het is wel heel duidelijk. En niet onvriendelijk.
- Gebruik je afwezigheidsassistent (out-of-office) strategisch, bijvoorbeeld door erin antwoord te geven op veel gestelde vragen aan jouw adres.
- Sluit je mail nooit af met een vraag, maar met een afspraak: “Laten we over twee weken weer contact hebben. Ik stel voor maandag XX om 10u.”
- Stuur geen bedankmails meer. Het is vriendelijk, maar zo zit je wel weer in de aandachtssfeer van de ander, waardoor je mogelijk een (vervolg)vraag krijgt. Zeg liever “Alvast bedankt” in eerdere mails.
Minder e-mail, meer workflow
Zoals ik al eerder meldde, hoe je je werk organiseert wordt vaak overgelaten aan jou zelf. Probeer naast deze tips je e-mailgebruik te analyseren. Wat voor vragen of verzoeken krijg ik nu? Krijg ik die regelmatig? Dan organiseer ik een plek of een workflow om e-mail buiten de deur te houden.
Het kan zo simpel zijn als een gedeelde Google Doc opzetten, waarin iedereen zijn vragen mag zetten en jij daarop weer antwoord kan geven. Bonus: mensen zien al of hun vragen al gesteld zijn! Jij bouwt dan in dat je elke dag even kijkt en laat de verantwoordelijkheid verder over aan je collega. De Google Doc moet er zijn voor één specifiek doel, anders heb je er mogelijk niet veel aan.
Zo zie je maar, er kan veel! Wat doe jij om minder mails te krijgen?
Foto door Andrea Piacquadio via Pexels
