Een van de bekendste methodes om efficiënter te werken is die van David Allen: Getting Things Done, kortweg GTD. Met GTD kun je je hele leven in de gaten houden. Als je dat wilt. Al bij de lancering van de eerste versie van zijn boek in 2001 had Allen de samenvatting van zijn gedachtegoed in de ondertitel gevangen: de kunst van stressvrije productiviteit. Klinkt goed toch?
Welnu. Dat is mooi voor het verkooppraatje; in de praktijk is het ’temmen van je leven’ razend moeilijk. En dat ligt níet aan GTD, maar aan onszelf. Toch heeft GTD zich inmiddels aardig bewezen als methode – bijna iedereen die nu een boek uitbrengt over productiviteitsthema’s noemt hem. Het helpt je enorm bij het beter organiseren van je ‘contexten’. Dat kan je werk zijn, je thuis, je vrijwilligerswerk, je hobby, je project(en), noem maar op. De methode bestaat uit een aantal instrumenten.
1. De GTD-niveau’s
Een van de hoofdredenen dat Allen op zoek ging naar het organiseren van zijn leven was om duidelijkheid te brengen. Door woorden te zoeken voor wat je aan het doen bent, duidelijkheid te scheppen, ontstaat er een richting. Die richting is te krijgen op verschillende niveau’s, van hoog over naar heel gedetailleerd, zodat je in beweging komt.
- Het leven – welke doelen heb je en met welke waarden leef je?
- De visie voor de volgende 3 tot 5 jaar – waar werk je naartoe de komende tijd?
- Je doelen voor het komende jaar (of de komende twee jaar) – wat wil je concreet bereikt hebben?
- Verantwoordelijkheden (tussen 5 en 15 gebieden) – welke rollen heb je in je leven?
- Je lopende projecten (meestal tussen de 30 en 100) – welke dingen heb je lopen waar je meer dan één actie voor nodig hebt en die korter dan een jaar duren?
- De eerstvolgende acties – welke volgende actie moet je nemen?
De meeste mensen komen binnen bij niveau zes, omdat ze overzicht willen over waar ze nú mee meoten dealen. Daar kan het gerust bij blijven. De regel is hier: voor richting schuif je een niveau omhoog (van 4 naar 3 bijv.) en om in de actiemodus te komen ga je steeds een niveau naar beneden.
2. De verzamelplekken
GTD gaat er vanuit dat je een aantal plekken – niet te veel! – hebt waar je gedachtes, ideeën en verzoekjes in kunt opslaan. Je hoofd moet al die dingen niet vasthouden: schrijf ze op en haal ze eruit, is de gedachte. De meest denkbare items zijn:
- Notitieblokje of -boekje
- (Digitale) lijstjes:
- Projecten
- Later/misschien
- Wachten op
- Agenda
- Eerstvolgende acties
- Een of meer inboxen (vergeet je voicemail-box niet)
Dit zijn de plekken waar alles binnenkomt en waar je het opslaat.
3. Het GTD-proces
Het GTD-proces is het beroemdste van de methode. Bij herhaling – hoe vaak je dit doet is aan jou, maar dagelijks is aanbevolen – geef je antwoord op de volgende vragen. Je pakt je verzamelplekken erbij en gaat aan de slag.
- Voordat ik begin: wat zit er nu in mijn hoofd dat eruit moet? Schrijf het op.
- Dan kijk je naar wat je hebt opgeschreven: wat is het? Moet er actie op ondernomen worden?
- Nee? Dan richting prullebak, archief of je Later/misschien-lijsje.
- Ja en kan het in twee minuten? Doe het nu!
- Ja maar kan het niet in twee minuten? Zet het op één van je lijsten of in je agenda.
- Eens per week werk je bovenstaande op een wat hoger niveau bij tijdens de zogenoemde ‘Weekreview’. Je doet stap één en twee maar je kijkt ook naar de niveau’s en bedenkt voor ieder project of verantwoordelijkheid de volgende actie.
Ik maakte er de volgende infographic van:
4. De eerstvolgende actie
Naast de Weekreview, waarin je je tweede brein bijwerkt, is een ander cruciaal onderdeel van de GTD-methode het durven bepalen wat nu écht de volgende stap is. Beslissen wat je gaat doen is de enige manier om duidelijkheid te krijgen, aldus Allen. De hulpvragen die je hierbij kunt stellen zijn:
- Waar kan/moet ik de actie uitvoeren?
- De gedachte hier is dat de locatie een beperkende factor is. De context, noemt Allen dat.
- Hoeveel tijd heb ik?
- Je kunt alleen taken doen als je er genoeg tijd voor hebt.
- Heb ik er nog fut voor?
- Je energie fluctueert over de dag heen. Soms moet je uitgerust zijn, bijvoorbeeld voor denkwerk. En soms hoeft dat niet.
- Past het binnen mijn GTD-niveau’s?
- Dit gaat over of jij wel degene bent die het moet doen, of dat je het misschien een collega moet vragen.
- Welke actie levert het meeste op, met het oog op bovenstaande vragen?
- Dit gaat over prioriteit. Op basis van de vorige vragen ontstaat er vanzelf een beeld over wat nu het meest nuttig is om te gaan doen.
Tot slot
Getting Things Done is een methode om je werk te organiseren. Het kost tijd om erin te groeien, want het zo actief buiten je hoofd plaatsen van je werk voelt niet heel natuurlijk. Je moet bovendien door al die lijstjes akkeren. Als je de gewoonte van het verwerken van je inboxen eenmaal onder de knie hebt, ga je als vanzelf naar die hogere niveau’s kijken.
