Het tunen of inventariseren van mijn taken houdt voor mij in dat ik een plannetje verzin. Deze fase gaat dus vooral over het hoe van mijn taak. Dat doe ik op het moment dat ik mijn plan voor de week maak.
Ik ruim elke week tijd in voor een weekplan. Dit is zowel een terugblik als een vooruitblik en bestaat uit een paar elementen. Ik doe tijdens deze werkzaamheden niets anders – ik ben dus even niet bereikbaar. Het moment waarop ik dit doe, kan per week verschillen.
- Hoofd leegmaken
- Inbox to zero: e-mails verwerken
- Taken wegstrepen die ik al af had maar was vergeten
- Bullet journal updaten
- ‘Werkgeheugen’-bestand overnemen in weekly log*
- Mijn wachten-op-lijst (mapje in e-mailbox) nagaan en overgebleven overnemen in weekly log
- Mijn agenda nagaan en eventueel taken aanvullen op weekly log
- Mijn projecten nagaan en eventueel taken aanvullen op weekly log
- Overgebleven taken vorige week overnemen in weekly log in bullet journal
- Reflectie
- Successen vieren en dingen die beter moeten benoemen
- Wat ging er goed vorige week?
- Wat kan er beter?
- Lukt het me nog steeds betrouwbaar te zijn? Zo nee, wat kan ik daar aan doen?
- Successen vieren en dingen die beter moeten benoemen
- Plan maken
Nu ik dat alles compleet heb, bepaal ik welke drie taken/activiteiten (vrij naar Stephen Covey’s ‘stenen’) ik écht wil doen om mijn week succesvol te maken.
* Een weekly log is een tweetal pagina’s waarop ik mijn taken opsom, in de volgorde van mijn vijf prioriteringsniveau’s (zie hieronder). De taken waar ik op wacht krijgen een ander symbool dan taken waar ik zelf iets mee moet doen.
De vragen die ik me, gedurende deze meestal twee uur, stel zijn:
- Welke taken zijn nog belangrijk genoeg om mee te nemen naar komende week?
- Welk ene ding kan ik doen om zoveel mogelijk te bereiken met die taak? (soms kom ik dan op een taak die eerst moet!)
- Heb ik hulp van anderen nodig? Dan sein ik ze meestal via mail meteen even in.
- Waren er nog taken afgelopen week uit de overleggen gekomen, welke ben ik vergeten?
- De komende twee weken: wat heb ik dan voor vergaderingen en moet ik daar nog iets voor doen?
- Ga ik aan nieuwe projecten beginnen?
- Welke taken moet ik deze week doen voor mijn projecten die ik nog niet genoteerd heb?
- Welke prioritering moeten mijn taken krijgen? Ruwweg hanteert deze IT-consultant vijf niveaus:
- Projectwerkzaamheden
- Consultancywerkzaamheden
- Productontwikkeling (software)
- Ondersteunen van collega’s
- Administratieve taken
Daarmee heb ik een inrichting van mijn week en kan ik vervolgens overgaan op de dagelijkse beheersing hiervan (fase 3), het laatste onderdeel van mijn productiviteitssysteem.
