Alles lijkt altijd zo belangrijk als het vers op je af komt. Maar is dat het? Prioriteren is dat relatief nieuwe werkwoord wat we verzonnen hebben om te proberen het één toch iets minder belangrijk te maken dan het andere. En wie prioriteren denkt, denkt aan het Eisenhower-kwadrant.
Prioriteren verscheen voor het eerst in de Van Dale in 1984 en kennen we als woord dus nog niet zo lang. Het is een mooi, kort woord voor wat Dwight Eisenhower, president van de VS gedurende 1953 tot 1961, al een hele poos praktiseerde: bepalen wat éérst moet.
Het Eisenhower-kwadrant
Eisenhower ontwikkelde zijn eigen methode om taken te kunnen onderscheiden op belangrijkheid en op urgentie. Urgentie maakt een taak nu eenmaal belangrijker dan wanneer er geen haast bij is. Wat deed Eisenhower nu? Hij nam zijn taken bij de hand en plaatste ze op een kwadrant, door antwoord te geven op de volgende vragen:
- Is het belangrijk?
- Is het urgent?
Het antwoord, ja of nee, bepaalt de prioritering van zijn takenlijst. Je kunt al een beetje raden dat dit een zogeheten kwadrant oplevert met de volgende vakken: belangrijk en urgent, belangrijk en niet urgent, niet belangrijk en urgent en niet belangrijk en niet urgent.
Wat ga je dan vervolgens doen als je die taken op de goede plek hebt gezet? Tja. Prioriteren op zichzelf is natuurlijk nog geen actie: je voert je taak er namelijk niet mee uit. Organiseer-goeroe Julia Morgenstern noemt dit de 4 D’s. Do, Delay, Delegate, Delete. Op zijn Nederlands hebben we het dan over Doen, Uitstellen, Delegeren en Weg ermee! in het Eisenhower-kwadrant.
Belangrijk en urgent = Doen
Een taak die zowel belangrijk is als urgent, die ga je zo snel mogelijk uitvoeren. Doen dus. Waar spoedklussen in bijvoorbeeld ziekenhuizen op basis van veel kennis en ervaring meestal goed te triëren zijn, is voor je kantoorwerk meestal minder goed te bepalen of iets urgent is. Je kunt jezelf helpen door de volgende vragen te stellen:
- Wanneer is de deadline?
- Wat levert het op (bijvoorbeeld in keiharde euro’s of in dat een hoop ander werk wegvalt)?
- Waar wordt mijn baas blij van?
De urgentie kunnen bepalen vereist, naast dat er een deadline aanwezig moet zijn, dus dat je je kerntaken kent. Wat helpt is dat je dan ook de volgorde van belangrijkheid al weet. Ik geef een voorbeeld uit een consultantsbaan die ik had. Mijn kerntaken waren, in deze volgorde: 1) Projectwerk, 2) Betaald werk / losse klussen, 3) Softwareverbetering, 4) 2e/3e-lijns helpdesk en 5) administratie. Viel de taak onder projectwerk? Dan was hij urgent én belangrijk. Bij de overige kerntaken lag de verhouding belangrijkheid/urgentie al heel anders. De volgorde van je kerntaken stem je af met je leidinggevende. Het helpt je al een eind op weg!
Belangrijk en niet urgent = uitstellen/plannen
In het Eisenhower-kwadrant is de mooiste plek: die van het werk dat je kunt plannen. Dit heb je natuurlijk het liefst. Weet ook dat deze taken per saldo Wat hier wel op de loer ligt, is uitstelgedrag. Je moet met jezelf de afspraak maken dat je je agenda blokt op een deel van een dag en dan ook dan die taak doet. Het wordt al makkelijker als je anderen nodig hebt bij het voltooien van de opdracht of het verzoek. Uiteindelijk wil je niet dat deze taken alsnog links bovenin het kwadrant vallen doordat je ze te lang laat liggen.
Niet belangrijk en urgent = delegeren
Een collega van je komt bijvoorbeeld binnenlopen of mailt je met het woord ‘SPOED’ erin. Is het dan gelijk spoed? Neen. Bijna nooit. Ook niet als het spoedverzoek van je meerdere komt. Daarnaast hangt rond verzoeken van klanten vaak die zweem van urgentie. Die creëren we meestal zelf, doordat we de mening zijn toegedaan dat klanten altíjd snel antwoord moeten krijgen. Neem van mij aan, de klant is gebaat bij één ding: duidelijkheid. Duidelijkheid over wanneer het antwoord komt en dat het antwoord informatief genoeg is. Die klant kan ook je collega zijn.
Je moet erachter zien te komen in hoeverre je die taak kunt delegeren. De volgende vragen kunnen je helpen.
- Kerntaken: hoort dit verzoek bij mijn werk?
- Vaardigheid: kan een collega van mij dit ook of ben ik de enige?
- Urgentie: wanneer is de deadline?
- Tijd: hoe lang doe ik erover?
Je zal zien dat je in de meeste gevallen geen deadline krijgt vooraf en je ernaar moet vragen; de urgentie wordt in de meeste gevallen gelijk afgezwakt of het wordt pijnlijk duidelijk dat je collega of klant niet zo goed kan plannen als jij. Of dat die collega bij je komt omdat je al eerder eens voor die persoon dat gedaan hebt. Dat wil je voorkomen. Daarentegen, als je de taak in luttele minuten kunt doen, overweeg dan om het toch te doen. In alle andere gevallen ben je de taken op deze positie in het Eisenhower-kwadrant liever kwijt dan rijk.
Niet belangrijk en niet urgent = weg ermee!
Soms vindt je een taak op je lijst waarvan je ooit dacht: dat is belangrijk! Maar niets blijkt minder waar, nu er wat tijd is verstreken. Urgent was ie al niet, maar je zette hem toch maar op je lijst. Weg ermee!
Eisenhower-kwadrant voor het leven
Het Eisenhower-kwadrant is een fijn hulpmiddel om het kaf van het koren te scheiden in je takenlijst. Leer jezelf aan om meteen als een taak binnenkomt deze in je hoofd langs het kwadrant te leggen. Stel de hulpvragen aan degene die het verzoek bij je brengt en je takenlijst zou zomaar korter kunnen blijken dan ooit gedacht!
Zoals ik het kwadrant hier gepresenteerd heb is het van toepassing op de individuele taak. Stephen Covey, bekend van de 7 eigenschappen van effectieve leiders, paste het kwadrant toe op alle aspecten in zijn leven. Zo viel ‘gezondheid’ in kwadrant 2 en ‘small talk’ in kwadrant 3.
Gebruik jij dit kwadrant en zo ja, waar pas je het toe?
Foto door Brett Jordan via Pexels
