E-mailmanagement is een vaardigheid die je werk efficiënter maakt en je helpt je tijd beter te gebruiken. Een goed beheer van je mailbox(en) levert jou het volgende op:
- waar e-mail geschikt voor is en waarvoor niet
- informatie vindbaar houden
- minder onderbrekingen
- een schone(re) inbox
- tijd voor belangrijkere dingen
- besluitvaardigheid
- opgeruimd hoofd
Veel werk komt binnen via e-mail, omdat het zo makkelijk te sturen is. Twee keer klikken en je kunt al een mailtje typen. Alleen… niet alles is even geschikt om via mail te doen. Daarnaast werkt e-mailen een versnippering van je werkdag in de hand. Als je het toelaat, kun je jezelf om de paar minuten laten storen door een nieuw e-mailbericht. Goed e-mailmanagement voorkomt dat.
E-mailmanagement is informatieverwerking
Veel informatie komt tot ons via e-mail, ook onbelangrijke informatie. We doen heel veel met die informatie: we lezen het, veranderen het, negeren het, bewaren het of produceren het. Allemaal activiteiten die onder ‘verwerking van informatie’ vallen. We maken dus talloze beslissingen als we onze mail lezen. En eerlijk: van beslissingen nemen wordt je heel moe en gestresst. Het is niet voor niets dat mensen een hekel hebben gekregen aan hun e-mailbox. Hoe meer mails je ontvangt, hoe erger het wordt. En dat ligt niet altijd aan jou.
Naast beslissingsmoeheid, ook omdat de functies van het gebruikte e-mailprogramma (Outlook, Gmail, enz.) enorm kunnen helpen, maar niemand kent ze.
E-mailmanagement is een activiteit
Als je e-mailmanagement toepast, verwerk je informatie uit de e-mails op een gestructureerde manier. Goed e-mailmanagement verkleint het aantal beslissingen op je werkdag, omdat je niet meer ‘uit je mailbox werkt’. Denk bij e-mailmanagement aan de volgende activiteiten:
- je bekijkt je e-mail niet meer om de haverklap
- je past een vleugje timemanagement toe doordat je direct beslissingen neemt over de inhoud
- je maakt een afweging of je de informatie die je wilt delen moet e-mailen of niet
- je laat je e-mailsoftware vóór je werken in plaats van als stoorzender te gebruiken
- je scheidt nuttige informatie van onzininfo
Het aantal uren dat je doorbrengt met je mailbox gaat bij goed e-mailmanagement naar beneden, omdat je e-mailverwerking als aparte activiteit ziet. Je gaat van ‘hee een nieuwe e-mail, die ga ik nu meteen beantwoorden’ naar een paar momenten per dag waarop je beslist of je gaat antwoorden of niet.
Tot slot
E-mail kan als je het toelaat een enorme veroorzaker van stress zijn: je kunt last hebben van Fear of Missing Out (FOMO), opzien tegen de nog onbekende bulk werk die al die ongelezen mailtjes brengen en moe worden van de onderbrekingen. Dat hoeft echter niet. Begin vast met deze tips! En houd dit blog in de gaten voor meer tips voor grip op je mail!
