Het laatste deel van productiviteitssetup is de moeilijkste stap van allemaal: de ‘waan van de dag’ het hoofd bieden. In mijn weekreview bepaal ik de prioriteiten voor de week erop. Fase 3 gaat meer over invulling van de dagen in die week.
Als het moment van de wekelijkse review gepasseerd is, weet ik wat ik ga doen in de week. Maar natuurlijk komt er in de week van alles voorbij waardoor je mogelijk – liefst niet! – je plan een beetje moet bijstellen. Elke dag is er een moment nodig dat je even denkt aan je taken en je prioriteiten voor de week.
Elke minuut van je dag een taak geven
De dag begint met timeblocking, een methode die ik leerde van Cal Newport . Heel bewust schrijf ik nog eens op in mijn bullet journal wat ik ga doen die dag (hoewel het vaak al in mijn agenda staat, omdat ik dat in mijn weekreview al bepaal). Ik geef dus elke minuut van mijn dag een taak. Die bewuste actie – het opschrijven – zorgt ervoor dat ik niet zo makkelijk afwijk van de dingen die ik het liefst zou willen doen, omdat ik daar nou eenmaal zin in heb. En dat ik verder alleen nog maar hoef uit te voeren! Er ontstaat een blokkenschema in mijn schrift.
Ik bouw één tot twee uur van de dag in om te werken aan iets wat niet urgent is, maar wel belangrijk. Om te voorkomen dat ik mezelf verkijk op de tijd, plan ik ook tijd in voor routinetaken, zoals:
- Voicemails luisteren en mensen (terug)bellen
- E-mails controleren
- Voorbereiden van overleggen
- Reistijd
In de literatuur die ik heb gelezen over productiviteitsmethodes lees ik vaak terug dat er werkdruk ontstaat omdat mensen vergeten tijd te maken voor dit routineuze werk.
Één opruimdag
Ik werk vier dagen in de week, dus meestal plan ik drie dagen in mijn agenda en ruim ik op de laatste werkdag alle dingen op die ik niet af kon krijgen. Dat lukt lang niet altijd, is de realiteit; er is soms veel te doen. Toch probeer ik het wel zo te doen en alles wat nog komt in de week door te schuiven naar de volgende week . Doel is te groeien naar een first in, first out volgorde van taken behandelen. Dat gaat met vallen en opstaan.
Die laatste te plannen dag begint dus met de vraag: wat heb ik nog niet af? Plan dat eerst.
De waan van de dag
Tja, die waan van de dag. Doordat ik een plan maak, zie ik andere dingen vanzelf als minder belangrijk voor die ene dag. E-mails en telefoontjes zijn meer dan regelmatig ongeleide projectielen en lijken urgent, maar dat is niet zo. E-mails zeker niet, want als wel, is een beller toch echt sneller. Maar ja, als er nu echt wél iets urgents is? Of als er iets grandioos uitloopt?
Dan stel ik bij de eerste gelegenheid die ik heb mijn dagplan bij. Het kan er dus zo uit zien in mijn schriftje:
En, eerlijk is eerlijk, dat bijstellen schuurt altijd een beetje. Ik vind het geen fijn gevoel dat ik niet mijn eigen plan kan uitvoeren, maar soms moet het. En andere keren doe ik het helemaal zelf, want prioriteren dat is écht een kunst. Ik zie soms een taak voor iets urgents aan en doe dan liever iets voor een collega dan voor mijn eigen ’toko’.
De dag afsluiten
Een afsluitritueel hebben is zeer belangrijk. Althans, voor mij. Ik laat mijn werk op mijn werk hiermee. Aan het einde van de werkdag draai ik de volgende routine af:
- Alle openstaande bestanden nalopen: wil ik ze bewaren of niet? En afsluiten die boel.
- Gluren naar de volgende dag in mijn agenda voor afspraken.
- Alle taken die nog in mijn hoofd rondzingen opschrijven onder mijn blokkenschema. Het maakt voor mij niet uit of ik dan dingen dubbel opschrijf t.o.v. bijvoorbeeld mijn weekoverzicht – als het maar uit mijn hoofd is!
- De computer afsluiten en mijn (thuis)werkplek schoon- en leegmaken.
Ik overweeg nog een kantooraccessoire aan te schaffen: een button waarop je kunt drukken en die ‘NAILED IT!‘ roept, als ultieme afsluiter. Een beetje humor kan geen kwaad. Ook goed te gebruiken voor een taak die je afrondt. 😁
Photo by Green Chameleon on Unsplash
